|
|
Federale overheid - Betaling facturen - Pilootproject e-invoicing
facturering
betaling
betalingstermijn
ministerie
overheidsadministratie
Diensten van de eerste minister
| 23/10/2014 | Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 27/11/2014) |
| 4/12/2014 | Antwoord |
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 6-106
Op 11 maart 2014 berichtten de media dat de federale overheid één op vier facturen te laat betaalt. In totaal werden er in 2013 door alle Federale Overheidsdiensten (FOD's) samen 75.960 facturen (van leveranciers die onderworpen zijn aan de btw) te laat betaald. Volgens cijfers van de Federale Overheidsdienst (FOD) Budget en Beheerscontrole waren deze te laat betaalde facturen goed voor een bedrag van 300 miljoen euro. In 2012 werden 180.000 facturen te laat betaald voor een totaalbedrag van 2,2 miljard euro.
Op 17 juli 2014 mocht de federale overheid in het kader van de pilootfase van het e-invoicing project haar eerste "zuiver elektronische factuur" succesvol ontvangen. De gegevens van deze factuur werden volgens een UBL-standaard (Universal Business Language) aan de overheid overgemaakt. Verwacht wordt dat met de e-factuur de verwerkingstermijn substantieel zal verkorten, hetgeen tot efficiëntiewinsten moet leiden. De elektronische facturen die de federale overheid via het 'Mercurius'-platform ontvangt, worden automatisch geïntegreerd in Fedcom, het boekhoudsysteem van de federale overheidsdiensten
Ik heb volgende vragen voor de geachte minister:
1) Welke factoren liggen aan de basis van de overschrijding van de betalingstermijn voor de zowat 75.960 facturen die in 2013 te laat werden betaald? Hoeveel facturen werden er in het eerste semester van 2014 te laat betaald? Welk bedrag staat hier tegenover?
2) Werden er tussen 17 juli 2014 en heden nog e-facturen via "Mercurius" of een ander platform ontvangen? Zo ja, hoeveel? Graag een overzicht per overheidsdienst die aan het pilootproject deelneemt, zijnde de Federale Overheidsdienst (FOD) Budget & Beheerscontrole, Fedict en de Kanselarij.
3) Over welke periode loopt de pilootfase van het project e-invoicing? Tegen wanneer wordt er een uitbreiding van het project naar andere federale departementen en leveranciers gepland?
1) a) Opdat een factuur binnen de voorziene termijnen betaald kan worden, is het van cruciaal belang dat ze snel mogelijk na ontvangst in de federale overheidsdienst (FOD) geboekt wordt. Dit proces verloopt niet steeds even optimaal.
De voornaamste oorzaken hiervoor zijn de volgende :
– Suboptimale toepassing van het standaard (FEDCOM) uitgaven proces :
Het standaard proces omvat in zijn meest eenvoudige vorm, de aanmaak van een bestelbon, het boeken van een goederenontvangst, ten overzichten van deze bestelbon, die de aanvaarding van de uitgevoerde leveringen / prestaties bevestigt en vervolgens het boeken van een factuur, ten overzichten van deze goederenontvangst en bestelbon (« three way matching »). Dit proces wordt nog te weinig toegepast.
De bestelbonnen vertonen nog, veel te vaak meer gelijkenis met een soort van provisionele vastlegging, dan met een « echte », correcte bestelbon, waardoor er geen duidelijke matching met de factuur kan gerealiseerd worden.
Een correcte bestelbon bevat onder anderen een correcte omschrijving van de te leveren goederen en / of prestaties, met aangifte van de te leveren / presteren hoeveelheden, met hun eenheidsprijzen en hun uitvoeringstermijnen en bevat natuurlijk ook de leverancier (uitvoerder va de opdracht). Het ontbreken van deze gegevens in de bestelbon bemoeilijkt de « matching » van de factuur met de bestelbon.
De goederenontvangst wordt nog veel te vaak niet, ofwel incorrect uitgevoerd, zodat het systeem geen duidelijke « three way matching » kan uitvoeren.
Dit alles heeft tot gevolg dat facturen, nog al te vaak intern in de FOD moeten rondgestuurd worden om een goedkeuring te krijgen en om het correcte bestelbonnummer te krijgen. Daardoor ontstaat het risico dat een factuur niet tijdig kan geboekt worden.
– Ontbreken van duidelijke afspraken in de FOD omtrent de maximale termijn om een factuur goed te keuren en suboptimale opvolging van de goedkeuringstermijn :
Uit het aantal facturen dat toegekomen, maar nog niet geboekt is en de termijn dat die facturen in deze « geparkeerde » toestand blijven, kan men afleiden, dat er hoegenaamd geen afspraken zijn in de FOD, intern, omtrent deze maximale goedkeuringstermijn en, alhoewel het FEDCOM systeem dit toelaat, wordt er niet voldoende opgevolgd in hoeverre deze termijnen wel degelijk worden nageleefd.
Een goede standaard, zou zijn dat een factuur maximaal vijf à tien werkdagen onderweg mag zijn voor goedkeuring, waarna ze dan kan / moet geboekt worden.
– Te laag aantal facturen dat per dag per vereffenaar geboekt wordt :
Door het toepassen van de « three way matching » is een vereffenaar in staat om minimaal vijftig facturen per dag (10 000 op jaarbasis) te kunnen boeken.
Dit cijfer wordt door hoegenaamd geen enkele FOD gehaald, noch lijken er maatregelen genomen te worden om dit cijfer na te streven.
Nochtans is het snelle en correcte boeken van de factuur, cruciaal om deze binnen de voorziene termijnen, te betalen.
– Het niet systematisch doorgeven van het FEDCOM bestelbonnummer door de FOD aan de leverancier, waardoor deze dit nummer niet op zijn factuur kan zetten.
De bestelbon is een cruciaal element in het uitgavenproces en bijgevolg in het verwerkingsproces van de facturen. Het niet aangeven van dit bestelbonnummer in de factuur vertraagt het factuur verwerkingsproces.
– Beperkingen opleggen op het vereffeningsbudget :
Indien beperkingen / blokkeringen opgelegd worden op het vereffeningskrediet, kunnen facturen niet geboekt worden, wegens onvoldoende budgettaire middelen en ontstaat zo het risico op laattijdige betalingen met het betalen van verwijlintresten.
1) b) & c) 59 830 facturen van Belgische en niet Belgische BTW plichtigen voor een bedrag van 589 577 388,48 euro.
2) Er werden tussen 17 juli 2014 en nu, via het Mercurius platform, in totaal 26 UBL facturen van Electrabel ontvangen voor de FOD B&B en de Kanselarij van de eerste minister, zie slide hieronder.
3) De pilootfase loopt nog tot het tweede kwartaal van 2015. Daarna worden, tussen Q2 2015 en Q3 2016 de andere FOD uitgerold. Dit zal in verschillende « roll out » fazen gebeuren.
Tegelijkertijd dienen de leveranciers een « on boarding » procedure te doorlopen om ze in staat te stellen om een correcte e factuur (in het UBL formaat) naar het Mercurius platform te sturen voor verdere verwerking in FEDCOM.
Actueel is Electrabel live, doorlopen Belgacom en KPMG de « on boarding procedures ». Vanaf 2015 zullen de voornaamste leveranciers (met het grootste aantal facturen) gecontacteerd worden om te « on boarden », zodat tegen einde 2016 deze leveranciers hun facturen onder UBL formaat naar het Mercurius platform kunnen sturen.
Deze timing is wel nog afhankelijk van een aantal factoren, zoals onder andere het ter beschikking stellen van de nodige ressources, de implementatie van bijkomende modules voor factuurverwerking, het ter beschikking stellen van consultants, expert in dit domein, het opzetten van de nodige « governance policy’s » enz.